SANTRA PLUS veille pour chaque traitement au respect des principes fondamentaux en matière de protection des données à caractère personnel. Cette section informe sur les généralités applicables à l’ensemble des traitements couverts par cette Politique.
2.1 Quelles sont les données collectées par SANTRA PLUS ?
(i) Gestion du recrutement
SANTRA PLUS peut être amené à traiter des Données personnelles vous concernant lorsque vous soumettez une candidature sur notre site internet dans l’onglet ” nous recrutons ” Pôle emploi, l’APEC, à nos Cabinets de recrutement spécialisés dans la médecine.
Dans ce contexte, des Données personnelles vous concernant sont collectées :
- directement auprès des sites internet sur lesquels vous avez candidaté,
- directement par vos candidatures spontanées,
- indirectement auprès de Tiers pour la vérification de vos diplômes et références, avec votre consentement.
Les Données nécessaires au recrutement sont les suivantes : nom, prénom, adresse email, téléphone, expériences professionnelles ainsi que toutes les informations que vous nous communiquez via la transmission de votre candidature et/ou de votre curriculum vitae et/ou des entretiens : photo, compétences, niveau d’étude, langues parlées, prétentions salariales, adresse personnelle, loisirs, situation familiale etc.
Si vous nous communiquez les coordonnées d’une référence, il vous incombe de vous assurer que celle-ci en est informée et vous a donné son accord.
Ces données ne sont collectées et conservées que dans le cadre de la gestion de votre candidature, sur la base de mesures précontractuelles avec SANTRA PLUS et ne sont utilisées à aucune autre fin, commerciale notamment.
En cas d’issue négative à la candidature, vos Données personnelles sont conservées par SANTRA PLUS pendant une durée de 2 ans. Elles sont conservées en cas d’ouverture de poste correspondant à votre profil. Vous pouvez néanmoins demander la suppression de vos données de candidature selon les modalités d’exercice de vos droits (voir section 3.2). L’effacement de vos données personnel sera pris en compte dans un délai maximum de 1 mois à compter de votre demande.
En cas d’issue positive à une candidature, les données relatives au candidat sont conservées pour le temps de sa présence au sein de SANTRA PLUS et après son départ pour la durée de conservation légale applicable.
Vos Données sont utilisées dans le cadre de la gestion d’une CVthèque et de la gestion administrative du collaborateur.
Ces données sont traitées par les collaborateurs en charge du recrutement au sein de SANTRA PLUS.
(ii) Gestion du suivi des salariés
Dans le cadre de la mission de suivi des salariés de nos entreprises adhérentes, nous collectons les données à caractère personnel indirectement par les entreprises adhérentes et directement par le salarié dans le cadre de son suivi médical.
L’employeur adhérent communique uniquement les données nécessaires aux convocations médicales et à l’établissement des factures à savoir : nom, prénom, date de naissance, poste occupé, date d’embauche.
Le salarié suivi fourni les données personnelles le concernant nécessaires au suivi médical :
- Données d’identification nécessaires à l’enregistrement administratif : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse mail, numéro de téléphone, adresse postale, numéro de sécurité sociale ;
- Données professionnelles nécessaires à l’optimisation des conditions de travail : poste de travail occupé, secteur professionnel, conditions de travail, type de contrat, horaires de travail, date de début de contrat ;
- Données de santé pour un suivi médical adapté : nom du médecin traitant, taille, poids, résultats des tests visuels, auditifs, urinaires, comptes-rendus de consultation, recommandations d’aménagements professionnels, certificats médicaux, antécédents médicaux, allergies ;
- Données familiales à des fins de prévention : situation maritale, nombre d’enfants, date de naissance des enfants, état de santé des enfants, antécédents médicaux familiaux ;
- Données de gestion : date et heure des convocations médicales.
(iii) Gestion du site internet et de vos comptes adhérents extranet
Lorsque vous naviguez sur le site de SANTRA PLUS, vous pouvez être amené(e) à remplir des formulaires de collectes de données. Il peut s’agir par exemple d’un formulaire de contact, d’un formulaire d’inscription à des évènements, un formulaire d’inscription à nos communications etc.
Les données collectées dans le cadre de formulaires sur notre site internet, sont traitées selon les modalités et finalités indiquées dans les mentions d’information inscrites sous chaque formulaire.
Si vous possédez un compte adhérent sur notre site internet (ou extranet), vos données de connexion sont conservées. Il s’agit de :
- Données d’identification : identifiant de connexion, noms et prénoms des salariés suivis ;
- Données professionnelles : poste occupé, date d’entrée dans l’entreprise ;
- Données relatives à la personne morale représentée : organisme, adresse du siège social ;
- Données de gestion : adresse IP, date et heure de connexion, modifications apportées sur votre compte.
Les données du site internet sont conservées selon les mêmes modalités et durées que celles prévues dans la section 4 relative à conservation des données.
Nous vous indiquons également que nous réalisons des statistiques anonymes sur la fréquentation du site de SANTRA PLUS, lesquels ne nous permettent pas de vous identifier. Ces statistiques permettent à SANTRA PLUS de contrôler l’influence et la popularité de ses publications.
(iv) Gestion de vos demandes d’informations et exercice de droits
Vous pouvez être amené(e) à formuler des demandes d’informations sur notre adresse générique de contact (contact@santraplus.fr ou santraplus@santraplus.fr) et/ou des demandes d’exercice de droits auprès de notre DPO à l’adresse dpo@santraplus.fr.
Une mention d’information sur le Traitement de vos Données est insérée à la fin de chacune de nos réponses par l’intermédiaire de ces adresses de contact.
Dans le cadre du suivi de vos demandes, SANTRA PLUS traite et conserve les Données personnelles vous concernant pour répondre à votre demande d’information ou de droit. Il s’agit des informations fournies dans le mail de contact à savoir :
- votre identité,
- vos coordonnées de contact professionnelles (cf. minimisation des données) et, le cas échéant,
- la date de la demande,
- le contenu du message, ainsi que
- toute information communiquée ultérieurement lors de nos échanges.
Ces Données sont communiquées et traitées par le service concerné par votre demande et sont conservées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire à cette finalité.
En fonction de votre demande et de la teneur de nos échanges, les Données ainsi collectées sont susceptibles d’être utilisées pour d’autres finalités telles que la gestion de la facturation, la gestion de la relation commerciale, la gestion de vos demandes d’exercice de droits etc. Ces Traitements sont alors soumis aux conditions et modalités y afférent.
2.2 Pourquoi collectons-nous vos données ?
SANTRA PLUS dispose d’un agrément délivré par la DIRECCTE Haute-Normandie pour une période de cinq ans depuis le 01/07/2017. Cet agrément autorise SANTRA PLUS à exercer ses missions de médecine du travail selon un cadre défini : couverture géographique assurée, professionnelle ou interprofessionnelle, mise en place de moyens affectés ainsi que mise à disposition des locaux et des équipements dédiés et, le cas échéant, de la mise en œuvre des dispositions du contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens par le service de santé au travail interentreprises.
Selon le Règlement général sur la protection des données (RGPD), le traitement des données personnelles de santé est autorisé et ce, sans consentement préalable de l’utilisateur s’il poursuit notamment une finalité d’appréciation médicale : soins, diagnostics, et médecine préventive.
Nous collectons vos données personnelles pour des finalités déterminées et sur différents fondements juridiques. :
- Gestion du recrutement dans le cadre de mesures précontractuelles avec SANTRA PLUS ;
- Gestion du suivi médical des salariés dans le cadre de la gestion de la relation contractuelle entre l’entreprise adhérente à la médecine du travail et SANTRA PLUS ;
- Gestion du site internet dans l’intérêt légitime de SANTRA PLUS ;
- Gestion de vos comptes adhérents sur l’extranet dans le cadre de la gestion de la relation contractuelle entre l’employeur et SANTRA PLUS ;
- Gestion de vos demandes d’informations dans l’intérêt légitime de SANTRA PLUS ;
- Gestion de vos demandes de droits selon les obligations légales qui s’imposent à SANTRA PLUS.
Chaque salarié bénéficie d’un suivi individuel de son état de santé par un professionnel de santé dès son embauche. En fonction des risques professionnels particuliers auxquels le travailleur est exposé, le suivi sera renforcé ou non.
Le DMST retrace, dans le strict respect du secret professionnel, les informations relatives à vos examens médicaux en santé au travail, à votre état de santé, aux postes occupés, aux expositions auxquelles vous êtes ou avez été soumis ainsi que les éventuels avis et propositions du médecin du travail en matière d’aménagement du poste de travail, etc. (Art. L4624-2 du Code du travail).
Pour chaque entreprise adhérente, une étude des conditions de travail pour un poste peut être effectuée. SANTRA PLUS veille à ce que les rapports soient anonymisés. En cas d’identification indirecte du salarié ou par illustration, le consentement du salarié lui est spécifiquement demandé. En tout état de cause, SANTRA PLUS s’efforce de flouter les salariés figurant sur les photographies d’illustration des conditions de travail dans ses rapports.
Dans le cadre de ses relations commerciales, SANTRA PLUS n’utilise que les données personnelles de son interlocuteur chez le prestataire (nom, prénom, adresse mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, entreprise).
SANTRA PLUS tient à jour un registre de traitement et de gestion des demandes de droits conformément aux obligations légales qui s’imposent à lui.
2.3 Comment assurons-nous une sécurisation des données personnelles ?
SANTRA PLUS s’engage à protéger les données personnelles traitées contre toute perte, destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée.
Pour cela, SANTRA PLUS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, au regard de la nature des données personnelles et des risques que leur traitement comporte. SANTRA PLUS souhaite préserver la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles et, notamment, pour empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Ces mesures peuvent notamment comprendre des pratiques telles qu’un accès limité aux données personnelles par des personnes habilités en raison de leurs fonctions, des garanties contractuelles en cas de recours à un prestataire/partenaire, des études d’impact sur la vie privée, des examens réguliers de nos pratiques et Politiques de respect de la vie privée et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou techniques (accès sécurisé, coffre-fort, procédé d’authentification, copies de sauvegarde, logiciel antivirus, pare-feu, chiffrage, etc.).
2.4 Qui a accès à vos données personnelles ?
(i) Les données du dossier médical en santé au travail (DMST)
Le DMST est tenu par le médecin du travail dans le cadre des recommandations de bonnes pratiques définies par la Haute Autorité de Santé.
Il est alimenté et consulté par les collaborateurs du Médecin (infirmiers en santé au travail, assistants médicaux) sous la responsabilité et avec l’accord du médecin du travail, dans le respect du secret professionnel et dans la limite de ce qui est strictement nécessaire à l’exercice de leur mission.
Les autorisations et niveaux d’accès au DMST des collaborateurs du médecin du travail sont établis par le médecin du travail puis par la Direction Générale, sauf avis contraire expressément formulé par le salarié dûment informé.
Les accès aux postes de travail et aux outils de gestion du DMST sont sécurisés : ils ne sont autorisés qu’après identification avec mot de passe fort avec définition des profils utilisateurs.
Le dossier médical en santé au travail peut également être consulté par :
- Le salarié ou, en cas de décès du salarié, par toute personne autorisée par la réglementation en vigueur et sur demande d’exercice du droit d’accès ;
- Le médecin inspecteur régional du travail ;
- Un autre médecin du travail dans la continuité de la prise en charge, sauf refus du salarié dûment informé au préalable ;
- D’autres médecins désignés par le salarié
La demande d’accès ou de transposition du dossier par un salarié doit être formulée par écrit avec la preuve de l’identité du salarié.
(ii) Les données de l’entreprise adhérente
Les données nominatives qui figurent dans les dossiers entreprises (notamment les contacts transmis dans le cadre des déclarations annuelles des effectifs) sont utilisées exclusivement par les collaborateurs dont la fonction le nécessite. Les accès sont sécurisés : ils ne sont autorisés qu’après identification. Les périmètres accessibles sont déterminés par des profils utilisateurs.
(iii) Les tiers
SANTRA PLUS peut être amené, pour certaines finalités de traitement, à partager les données à caractère personnel à ses prestataires et/ou partenaires pour réaliser un ensemble de missions en son nom. Il s’agit notamment des prestataires qui fournissent l’outil de gestion du DMST, des sociétés d’archivages, des partenaires évènementiels etc.
Vos données peuvent aussi être transmises aux autorités légales ou réglementaires, afin de respecter nos obligations légales
Le partage de données n’est réalisé que lorsque cela est nécessaire à l’exécution de notre contrat avec votre employeur et dans le cadre de nos obligations légales. En outre, ne sont communiquées à nos prestataires que les informations dont ils ont besoin pour la réalisation du service. Il leur est également demandé de ne pas consulter ni utiliser les données pour des finalités autres que celles initialement prévues (à savoir la maintenance informatique, l’organisation d’évènements, l’archivage de dossiers papiers etc.). Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que ces tiers préservent la confidentialité et la sécurité de vos données.
Tout comme les prestataires, dans le cadre d’une transmission aux autorités légales et réglementaires, seules les données nécessaires sont fournies. Nous mettons tout en œuvre pour conserver leur confidentialité et leur sécurité.
Nous ne vendons pas vos données.
2.5 Les données personnelles sont-elles transférées vers des pays tiers ?
SANTRA PLUS s’efforce de conserver les données personnelles en France, et a minima au sein de l’Espace Économique Européen (EEE).
En cas de transfert, nous garantissons que le transfert est effectué :
- Soit vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les réglementations européennes exigent ;
- Soit qu’il est encadré par des clauses contractuelles types ;
- Soit qu’il est encadré par des règles internes d’entreprise.
